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在办公室收发即时消息的7个礼仪技巧

发布日期:2014-04-21 14:00:04 浏览次数:530

像电子邮件提示等自动弹出的即时消息(或者称为IM)会打扰你正在进行的工作,而且不能忽略。小小的提示音,以及无论你在做什么突然弹出在最前面的方式都几乎是最有效的打断你有效的工作的方式。但是G-Chat和其他即时消息系统也会用非常有效的方式提示你有紧急的日期变更或只是跟你打个招呼。对很多员工来说,那是日常通讯的一部分,并且能让他们快速的从一个任务转到另一个工作任务之中。

以下是一些对这种流行的自动弹出的交流方式的一些建议:

要注意通讯信息的选项设置

在你通过即时消息联系某人之前问问人家喜欢什么样的沟通方式--电话、电子邮件或是即时消息。“有些同事可能会觉得即时消息非常实用,而有些人可能会觉得那会分散注意力而且很烦人,”礼仪专家托马斯·法利(ThomasFarley)说,他是礼仪网站WhatMannersMost的专栏作家。

要非常非常简洁

即时消息并不适合铺开叙述深刻的思想。“即时消息的好处在于快速节省时间。而它的劣势则是会让我们的沟通方式变得松懈,”德克萨斯议会学校的所有人戴安娜·古兹曼(DianeGottsman)说。

告诉人们你是否有空

你完全可以通过设定自己的状态避免因被打扰而生某人的气,或者因为忽略了即时消息而疏远了某人这些情况的发生。“根据你当天的工作安排来设定你的即时消息状态--‘没在座位’或‘忙碌中’的自动消息回复会让发消息的人知道你不能马上进行回复,”法利说。

不要使用笑脸

要用你在电子邮件中所使用的相同的语法和标点--这是非常重要的。“偶尔使用缩写是可以的,但请不要在工作中使用口语式的方式或傻乎乎的表情,”古兹曼说。

永远不要发送任何你不能大声读出来的东西

你不会通过工作电话说一些你不希望让同事或老板听到的事情。法利建议说,在使用即时消息的时候也要完全遵照这个原则。其他人能很容易的从你身后看到你正在说的话,而且也很有可能你会不经意的把消息发错人。

耐心等待回应

即时消息能马上送达,但并不意味着你就能马上收到回复。“如果你没有收到即时消息的回复,不要发送挑衅性的消息,比如‘嘿?’,可能你在发送消息的时候是微笑着的,但对方看不到你的表情,很有可能猜测你的语气是消极的,”古兹曼说。

不要使用愤怒的即时消息短语

通过即时消息或电子邮件吵架,会留下太多引起误解的可能。“如果你在工作中收到了负面的回复或粗鲁的即时消息,建议你马上进行面对面的沟通(通过skype)或打电话给对方。因为辨别肢体语言和语音语调比较容易,这最终能化解或解决冲突,”古兹曼说。

文章由胡新桥讲师助理整理添加。

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