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如何提高工作效率

发布日期:2015-04-18 09:33:04 浏览次数:195

    人们的努力有可能产生不同的成效。如何在资源数量和组织目标已经给定的情 况下,用最短的路径、最省钱的方法,去达到预期的目的,需要了解工作情况,分 析出现的偏差和问题,采取有针对性的措施。在此过程中,强化人们的工作动力、提高人们的工作技能、改进人们的工作方式,对于提髙工作效率具有重要影响。

    ①强化工作动力。工作动力即组织成员做贡献的意愿,或者称为协作意愿,也 就是日常所说工作积极性。协作意愿是个人由于为组织提供协作而得到的诱因,体现为报酬、地位、荣誉等一系列对个人有激励作用的要素。协作收获与牺牲相比较 后的净效果,也是个人参加组织所得诱因相比较后的净效果。净效果的大小决定协 作意愿的强度。判断净效果大小的标准是个人的,同样的激励因素由于个人需求结 构的不同,会产生不同的效果。

    因此,强化工作动机可以从两个方面进行:一方面,改变员工的工作动机或是 需求结构;另一方面,提供诱因满足员工需要。由于个人的需求或动机是一个不断膨 胀的量,现实中组织能够提供的诱因可能永远比不上个人需求增长的速度。因此,仅 仅依靠满足个人需求这一途径无法有效达到强化工作动力的目的,必须设法改变个人 的动机。与此同时,由于个人的需求结构不同,同样的激励因素会在不同的人身上产 生不同的效果,因而,对于不同的人要采用不同的激励方式以强化工作动力。

   ②提髙工作技能。工作技能是工作人员完成任务过程的技艺和能力。工作技能 的提高,是从工作人员自身角度着手提高工作效率的一种方式。提高工作技能的途 径主要有两种:培训和基于信息沟通基础上的学习。前者是组织促使成员进行有意 识的学习以提高技能的过程;后者是组织创造一种信息沟通的环境,引导组织成员 自觉自愿自主的学习以提高工作技能的过程,这是基于人的行为中的学习特征。

    ③改进工作方式。工作方式是工作人员在完成任务过程中所使用的手段,如工 具和设备的使用。工作方式与员工的工作技能是联系在一起的,我们不可能指望一 个不会操作计算机的人用计算机编辑资料。工作方式是员工完成所承担任务的外在 手段,它较工作技能更容易提升,对工作效率的提高有着更为直接的影响。

    对于如何改进工作方式以提高效率的问题,以泰勒为代表的科学管理理论以及 近代发展起来的管理科学学派最具代表性。泰勒的科学管理的中心问题是提高劳动 生产率,为此,泰勒通过科学的观察、记录和分析,致力于“时间动作研究”,探 讨提髙劳动生产率的最佳办法,制订出合理的日工作量。其中一个最佳办法即改进 工作方式,使工作者掌握标准化的操作方法,使用标准化的工具、机器和材料,在 标准化的工作环境中操作。而近代的管理科学学派则在吸收泰勒科学管理思想的基 础上,开发了一系列的数学模型、管理信息系统、人工智能等工具,改进了人们的 工作方式,从而提高了生产效率。

文章由李远佳讲师助理整理添加。

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