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黄飞宏
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企业组织协调的方式

发布日期:2015-04-21 09:57:04 浏览次数:298

从总体上看,影响部门协调的因素主要有三种,即组织运行、组织结构和人际 关系。相应,部门协调方式也有三种,这就是规范性方式、结构性方式和人际关系 方式。

(1)规范性方式

采用这种方式协调部门工作,不必改变原有组织结构,也不增设机构和人员, 只是强化组织运行的规则,如加强工作标准的管理,强调工作方法的科学化与合理化。规范性方式有两种常用办法:

①工序服从办法。对于每天都重复进行的生产作业活动,可强化工序服从制 度。所谓工序服从,是根据各工序在生产流程中的地位和作用,实行相关工序横向 之间的指挥和服从。即上游工序服从下游工序并为下游工序服务;一般工序服从核 心工序并为核心工序服务;辅助作业服从于主体作业并为主体作业服务。这种横向 的工序服从,具体表现在生产指挥权上。各工序虽然是平级关系,各自隶属于不同 的上级,但在生产的协调和配合问题上,下工序的作业长可以指挥上工序作业长; 核心工序的作业长可以指挥一般工序作业长;主体作业的作业长可以指挥辅助作业 的作业长。实行工序服从,突破了传统管理中单纯依靠“顶头上司”进行垂直指 挥的方式,从而大大提髙了工作效率。但它又不破坏指挥统一的原则,因为这种横 向指挥是由其各自的领导在一定授权下进行。

②跨部门直接沟通。当一个部门遇到比较简单的例外性工作需要其他部门配合 时,可以不经过上级主管人员直接与相关部门沟通处理。由于例外性工作是偶然发 生的,无章可循,而且数量少,不需要制定标准化的处理办法,所以,采用跨部门 直接沟通是可行的。需要注意的是,这种方式可能会使上级主管人员对某些问题的 处理情况不清楚,或者下级人员解决问题的措施不符合整个组织的利益。因此,可根据经验针对不同问题做出一些原则性规定,以防止问题的产生。

(2)结构性方式

规范性协调方式只是改善了具体工作过程,没有改变原有的组织结构,属于非 结构性协调方式。当企业组织机构的设置存在缺陷时,非结构性方式便无能为力了,必须采取结构性方式来解决。在实践中常用的办法有:

①设置联络员。在某个部门中设置一名联络员,负责与另一个或几个部门进行 业务联系,保持经常沟通,促进彼此间的了解与协调。当两个或几个部门之间相互依赖性强,日常工作接触很多又经常发生矛盾时,可以设置联络员。

②建立临时小组。当某项工作的流程较长,不仅涉及多个部门,而且不同部门都能够对该项工作产生影响时,需要新的联系手段,例如建立临时工作小组。临时 小组由有关各部门代表组成,他们经过磋商做出对各方均有约束力的决定,然后分 头贯彻落实。任务完成后该机构撤销。例如,根据市场行情变化开发某种新产品时,可把设计、生产、采购、销售等部门有关人员组织起来,成立任务小组以便协调相关部门工作。

③建立永久性机构。当多个部门的活动需要长时期的、强有力的协调时,任务 小组可以从临时性转变为永久性的常设机构。如提高产品质量是一项需要许多科室 密切配合的综合性工作,需要长期坚持下去。TQC委员会就是质量管理的常设机构。一旦协作要求导致了永久性组织的建立,就意味着部门职权界定出现了制度化调整,这是原有组织结构的实质性变化。

(1)关系性方式

前面所述协调方式是通过调整责权关系进行的。除此之外,实际工作中还有一 种非制度化的部门协调办法,即人际关系协调。

①大办公室制。即把许多职能科室集中在一间大办公室内集体办公,这同传统的小办公室制、一科一室分散办公不同。实行大办公室的布置方式,虽然机构与人员都没有发生变化,但却可以改变人际关系,为加强部门之间协调及内部竞争创造良好的环境和气氛,可以加强科室之间的联系、上下左右之间的监督和竞赛、改进 信息管理。

②联谊组织。这是运用非正式组织加强部门协作的办法,通过对自发产生的群 体加以引导,使之在企业范围得到有序开展,可以形成横向联谊组织,从人际关系 的角度加强部门协作。联谊组织可以有多种形式,例如在基层是班组长研修会,把一个一个工序连接起来;在中层是车间主任联谊会,将一个个生产单元串联起来; 在上层是厂、部、处长管理研究会,把各部门一个个串联起来。由此形成多层次的横向联系网络。

文章由黄飞宏讲师助理整理发布。

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