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会议时间的管理

发布日期:2015-04-23 14:43:04 浏览次数:259

想想看你曾浪费掉多少的宝贵时间在这样的会议上:与你没什么关系,令你怀疑何必要参加;没有清楚的开会目的;重要人物缺席,以致议而不决;会议只在报告,而无双向讨论,与其召开会议,一纸备忘录就能解决了。 

身为与会者,下面几种方法可以帮助你确保会议时间的有效运用。请勾选你认为可行的方法,并在下次会议时试着应用。 

1.参加会议前,务必清楚会议目的。此一目的应当以可衡量,结果导向的语句表示。对于含混不清的会议目的要加以质疑,例如「本会议中将就某一题目加以讨论…或探讨」。这只能让你知道会议将有那些内容活动,但无法获知它的目的。而且讨论是否充分,要探讨至何种地步,仍是不得而知。

2.虽然大家都会被预先告知会议开始时间,许多会议主持者却从不说明会议结束的时间。你必须要问。如果另有其它工作要进行,便应该告诉他们你或许会先离席。(比起将时间浪费在会议中,你总是有更重要的工作待办。别不好意思说。只要预先告诉主席你其它的要事。当你感觉会议是在浪费你的时间时,便再提醒主持者一下,并请求告退。这样的做法,双方都不致于失面子。)  

3.预先要求知道议程,以便准备。这样做同时也可促使对方通盘想过。如议程中某些部分与你无关,可以让主持者知道,并表示愿意就相关的部分参加(唯有需要你提供意见,或讨论结果对于你有所影响的会议才需要你的参加)。假使在会议中进出对于你有困难,不但造成干扰,并且时间上也无法拿捏准确,可以征得主持者同意,将工作带在身边,并坐在后面。这样可以在无需你参与讨论时也不致浪费时间。

4.在会议进行中,适时促成会议达到目的。例如:提出这些问题「可否就刚才所讨论的先做个结论?」…「还有多少议题尚未讨论?」…「我有点疑惑,似乎我们已经花了十分钟讨论和议题无关的事?」…「我们是否已准备做结论了?或是还有什么要讨论的?」等等。

文章由钟灵山讲师助理整理发布。

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