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王俊华
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信息的基本要求

发布日期:2015-04-23 15:21:04 浏览次数:278

秘书信息工作的基本要求是准确、及时、适用。

真实、准确是信息的生命,只有真实、准确的信息才能使领导决策建立 在科学的基础上。因此,在整个信息工作过程中,秘书人员都要抱着对国家、 对人民高度负责的精神,坚持实事求是的作风,对新生事物特征的客观性, 如实地进行反映和描述。决不为迎合个别领导人的意图而将情况任意夸大或 缩小,人为造成信息失真。

适用,即要有针对性,适合领导利用。提供信息既是为领导决策服务, 秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解:

1.他们分布在不同的组织类型中,如有的在机关,有的在工厂,有的在 商店,有的在学校。不同的组织类型往往决定了他们所追求的目标各不相同。

2.他们分布在不同的组织规模中,如大型厂矿与中小型厂矿,超级商场 与小商店,大学与中小学等等。不同的组织规模导致他们具体的工作内容和 时间分布上存在差异。

3.他们分布在不同的组织层次中,如中央与省、市、县级。即使在同一 个组织层次中,也有高层领导者、中层领导者、基层领导者之分,如厂长、 车间主任、工段长、班组长等。组织层次的不同决定了他们工作重点的不同。

4.他们分布在不同的组织环境中,如社会主义制度和资本主义制度。发 达地区和不发达地区。组织环境的不同使他们奉行不同的管理哲学和管理方 式。

这种种差异,决定了领导者的决策不仅内涵不同而且层次不同。

因此,秘书人员在收集、传递信息时,一定要有鲜明的目的性,时时处 处以是否适合不同单位、不同层次的领导者的需要为出发点。但又须看到, 任何领导者每个时期的领导工作都有其中心,都有其关注的"热点〃和"难 点〃。因此,秘书人员提供信息要围绕领导工作的中心,围绕这些"热点〃 和"难点"。有些问题虽然尚未列入领导的议事日程,但比较重要,也应及 时报送。

本文由王俊华讲师助理整理发布。

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