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高效开会:不光要开好会,还要会开会!

发布日期:2017-11-27 13:26:11 浏览次数:1208

一名优秀的门店管理者除了要具备扎实的专业知识,还应深谙开会技巧,比如:如何读懂参会者的表情;怎样妥善统筹时间;如何让会议连贯流畅等等。开会就像烹制一道佳肴,鸡、鸭、鱼等原料必不可少,而填加油盐酱醋这些佐料更能将原料的美味发挥得淋漓尽致。

 

明确开会的目的

开会要做什么?解决什么问题?相信每一个管理者在开会前都会有深刻的认知。除了认知开会的结果,还要注意采取的会议形式,比如是宣读表彰结果,那么就可以是表彰会,树立典型示范效应最重要;如果只是有议题,没有成形的结果,那就可以安排讨论会或座谈会。

制定开会时间表

开会需要有一定计划。时间表就好像是一幅地图,指导着开会目标的完成。对时间的安排可以进行讨论和展示,而且可为每一部分设定大致的时限。时间表还可以不时地提醒管理者进行到了哪儿,下一步该如何把握或控制。

开会中学习

注意!开会的目的是传达公司的精神或领导者的思想,要想让大家认真开会,必须要让职工学会在开会中学习。如果学习场所偏离得较远,而且持续时间较长,将有可能使你的参与者失望。如果不能在工作中运用所学到的方法,将无法衡量学习效果,而这恰恰是培训成功与否最重要的指示剂。

提供良好的开会氛围

开会需要一个良好的会议氛围,当大家都能尽快进入你设定的会议氛围时,会议的进行会非常顺利的。

(1)尊重与会者;

(2)适当提供茶水、笔纸等用品;

(3)适当播放一些背景音乐、图片、幻灯或影像资料;

(4)提供一个安全、安静、安心的会议场所;

(5)适当安排休息;

让与会者积极参与

为了提高会议效果,管理者可以通过眼神交流、适当邀请参会者发言、表扬与会者、给予发言或展示机会、给予目光或言语反馈等方式提高与会者参会的积极程度。

应对不良表现

有时会有这样的情形,有人看上去冷淡、不友好或者比较内向,管理者应主动干预。在很多情况下,干预此类表现可以起到影响其他人行为的作用。

管理者可以试图:

(1)接近他

(2)让他意识到你正在关注他

(3)把注意力放在问题上,不要进行人身攻击

(4)倾听他的任何抱怨

(5)提供帮助,在你力所能及的范围内

保持会议的权威

会议需要解决问题,参会者对会议一般有很高的期望。所以,管理者需要周密部署会议进程,如果事情并不象计划的那样顺利,你应试着略作调整:

(1) 不要为任何不足道歉,你的参会者可能并没有意识到那是一个问题。

(2) 处理问题时要有自信。软弱和缺乏果断将会使参会者丧失对会议的信心。

善于倾听

记住:千万不要在真空中开会,会议不是一个人演讲的舞台。要注意:

(1) 倾听他们说什么和怎么说;

(2) 观察参与者的肢体语言,消极的态度通常表现为:

眼珠不停地转动

极力避免眼神的交流

把胳膊和腿相互交叉

将胳膊折叠放在脑后,身体后倾

频频离开会场

(3) 当你注意到一个问题,仔细听清它所表达的含义,这样你才能作完整地回答。

运用以下技巧,你可以取得更佳的效果:

复述他们的问题,使你对问题的理解更充分;

不要一味反驳。

让开会更轻松

如果有轻松的会议环境人们可以更好地理解会议精神,也可以从中知悉更多的领导者理念,最起码开会时与会者可以不打瞌睡。但开会轻松并不意味对会议的不重视。管理者可以通过以下方式让参会者保持轻松的心情:

(1)讲一些合适的笑话

(2) 自我解嘲

(3) 用一些奇闻、轶事来解释枯燥的理论

(4) 进行一些简短、有趣的游戏

总结回顾

在会议结束时,总结回顾一下开会的主要内容。可以通过如下方式进行:

(1) 管理者做一个简短的总结

(2) 请参会者代表复述会议要求是什么


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