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企业财务内部控制系统建设

发布日期:2014-04-25 14:16:04 浏览次数:367

企业内部管理创新,应当坚持“企业管理以经营管理为中心,经营管理以财务管理为中心,财务管理以资金管理为中心”的原则,管理层应根据建立和完善企业财务内部控制制度的要求,对企业财务内部控制流程进行再造,规范各项具体经营活动,并针对企业管理的重心和经营特点,对各项业务的具体流程加以规范。因此,企业财务内部控制系统建设的核心是将企业的财务活动从会计政策、标准流程、部门职责、金额权限、标准文挡五个方面加以界定,从而全面提高企业的财务管理水平。

一、企业财务内部控制系统设计的需求

全面预算和内部控制制度虽然是有效的管理手段,但并不是所有的企业都适合推进全面预算管理和内部控制,因为预算管理和内部控制制度的建立需要一个良好的运作平台和管理基础,并且还必须借助信息化手段的支持。

推行全面预算需要建立一个金字塔式的预算管理体系:企业本部——基层单位——班组……,逐层分解,层层考核,需要跨越多层级的组织,涉及到企业的全部人员、各项业务,于是不可避免地存在信息传递迟缓,信息失真,不同部门或人员难以沟通和协作,预算管理本身的工作量巨大等一系列问题。

依托企业财务内部控制的信息化系统,能使预算指标体系和内部控制体系的建立、平衡、调整以及执行与考核等信息的传递都通过网络完成,从而大大节省了信息在各部门、各层次之间传递的时间,实现了不同部门或人员之间的相互配合、相互协调。并且,企业可以将与预算相关的业务流程固化在信息化系统中,每项经济业务只有依次经历标准流程的每一个环节才能顺利流转,从而充分保证了预算的严格执行,使预算和内部控制真正成为一种“硬”约束。

二、企业财务内部控制系统设计的原则

1.安全性。系统建设紧密结合企业经营管理的实际应用,正确处理好数据安全保密与数据资源共享的关系。系统将从软件安全、运行安全、网络安全和数据安全等方面提供充足的技术保障。系统可根据具体情况采用访问控制列表、子网隔离和“防火墙”等安全控制措施,对网络病毒的传播提供防范措施,保证网络安全运行。系统能保护数据,保证数据完整、可靠,不被非法读取或更改。

2.实用性。系统应从企业的实际需要出发,结合企业信息化的发展趋势,切实地进行设计和实施,不盲目求大求新,保证能有效地解决实际问题,能适应多层次用户的不同需求。

3.标准性。标准性即规范性。一方面指系统开发采用大多数厂商支持的国际标准协议,保证系统具有良好的开放性、兼容性和扩展性;另一方面指系统设计、实施要严格执行财政部的相关业务规范和标准。

4.开放性。系统开发采用符合开放标准的硬件平台、软件平台、网络协议,总体设计中采用开放式的体系结构,使系统能够兼容其他系统,可以在统一平台上集成运行,或可以提供开放的数据接口,能导入导出大量基础数据,避免重复进行繁琐的数据录入工作。

5.先进性。选用先进的关键技术和设备,采用先进的设计方案,保证系统功能先进,性能优良。

6.可靠性。系统开发采用成熟、稳定的技术,能保证系统长期、稳定地不间断运行。

三、企业财务内部控制系统功能的概要

企业财务内部控制系统主要应分为以下几个模块:

1.预算管理业务模块:主要包括基层非归口预算编制、归口部门预算部门,预算汇总、预算审批、预算调整、预算编制及调整查询、预算实际使用情况的查询和分析等功能,该模块实现了全企业年度(或季、月)预算编制的全部功能,为内部控制系统的基础模块。

2.日常费用报销业务模块:主要涵盖了各部门的归口预算费用及非归口费用的报销业务。系统可灵活的按照各项费用报销管理的要求进行流程和录入界面的设置,并可实现自动计算功能,并根据财务基础工作的要求,在单据录入上严格进行控制,设置了强制性的录入项目,以保证财务费用报销数据的严谨性,规范性。系统在审批中,对审批人配备了加密狗及电子签名,增强了审批过程的严肃性、安全性、惟一性。系统对费用报销有查询分析统计功能。

3.合同付款内部控制信息业务模块:主要对合同的条款和付款条件进行预置录入,以防止各工程项目付款阶段的人为性操作,避免差错,并可通过扫描,数码、文件导入等方式将合法有效的财务所需的信息作为附件放入各单项合同中,以方便日后资金支付的查询资料。通过合同付款信息模块,财务部门和各主办部门可查询各项工程的付款进度情况及质量保证金的情况。

4.各项工程的付款业务模块。主要用于对资本性支出的各项阶段性支出的控制。如预付款支付流程、进度款支付流程、进度款支付登记、工程完工结算发票登记,完工结算款支付流程五类业务,通过相关业务控制,可实现资本性支出预算的控制。

5.备用金管理业务。主要对备用金借款和还款的业务控制。

6.财务科内部业务。主要是涉及到财务科内部处理的各项工作的业务流程。这类业务在于对财务科内部日常事务处理的业务加强控制,以完善财务内部基础工作的流程化、标准化,规范化。通过标准的业务流程来加强财务科的自身建设。

7.票据业务模块。主要是对各项票据的登记、领用、核销、作废通过流程加强规范,杜绝不规范的事情发生,主要包括发票、收据、支票等票据的业务管理。

四、企业财务内部控制系统的投入运行,将改变传统的财务管理模式

首先,提高了全体员工的预算意识,通过全面预算控制,变财务事后控制为管理事前控制,通过企业财务内部控制的实现,为企业财务管理提供有效的成本控制工具,使各项预算控制更加准确和有效,极大地提高了财务管理精细化水平和效果。

其次,通过企业财务内部控制系统,将快速提高财务的基础管理水平。由于通过标准化、规范化、制度化的业务流程,将财务管理的基础工作前置,各责任中心必须按照系统的要求对所经办的业务进行规范处理,使得财务部门取得的信息更加规范,符合财务基础管理的要求。

最后,企业财务内部控制系统的上线,财务工作模式将由“核算型”会计向“管理型”会计转变,由于内部控制系统涉及到财务所需业务信息的前置,财务人员通过系统事先已经得到了大量的财务管理所需的信息,财务人员可对这些信息及时进行的分析、判断、快速为领导决策提供更加准确的数据。

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